Työlista – riesa vai sittenkin ilo?

September 1, 2017

  

Parissa edellisessä blogissani olen jutustellut työkaluista, joista voi saada apua itselle tärkeiden asioiden saavuttamisessa. Tänään ajattelin kirjoitella työlistasta ja miten sitä käytän omassa melkoisen kiireisessä arjessani, jotta saan tärkeitä juttuja hoidettua ajallaan.

 

 

Kuulostaako työlista  sinusta lähtökohtaisesti jääkaapin ovea peittävältä henkeäsalpaavan pitkältä listalta tekemättömiä töitä? Olin tismalleen samaa mieltä, kunnes usean kokeilun ja erehdyksen kautta löysin itselleni toimivan systeemin ja siitä tänään lisää. 

 

Varsinaisen herätyksen aiheeseen koin luettuani Brian Tracyn kirjoittaman kirjan ”Eat That Frog!”. Suosittelen lämpimästi!

Jo kirjan ensimmäisissä kappaleissa nousi esille perustavaa laatua oleva viisaus; aika ei yksinkertaisesti riitä kaikkeen siihen, mitä haluaisi tehdä. Ei sinänsä tokikaan mitään uutta eikä vallankumouksellista, mutta joskus hieman hankala asia hyväksyttäväksi. Tämän tosiasian myöntäminen on kuitenkin vallan terveellistä, etenkin kun samalla lähtee pohtimaan. miten sillä rajallisella  käytettävissä olevalla ajalla saisi tehtyä niitä itselle tärkeitä ja mielekkäitä juttuja.  Tavoitteena voisi olla, ei enempää eikä vähempää, kuin kokemus hyvästä ja mielekkäästä päivästä/viikosta/elämästä. Vaihtoehtona pahimmoillaan jatkuva kiire ja tunne siitä, ettei saa kuitenkaan aikaan mitään itselle hyvää mieltä tuottavaa. 

 

Työlistan tekeminen on useimmille hyvin tuttua juttua. Itselläni aiemmin työlistan tekeminen tarkoitti kaikkien tekemättömien töiden listaamista. Listaa oli helppo tehdä, mutta valmis lista aiheutti kutakuinkin täydellistä riittämättömyyden tunnetta ja stressihormonien esiinmarssia. Mieskään ei ollut aina ihan tyytyväinen ;) 

 

Toisaalta, jos listaa ei tehnyt, jotain tärkeää saattoi kaikessa kiireessä yksinkertaisesti unohtua. Vähintäinkin mielessä pyöri epävarmuus siitä, mitä on jäänyt tekemättä. Tässä tilanteessa itselläni tuo karu totuus, kaikkea ei-ikinä-koskaan ehdi tehdä, toimi hyvänä lähtökohtana ja lähdin suhtautumaan työlistan tekemiseen aivan uudella tavalla.

 

 

Oma reseptini mielekkääseen viikkoon

 

Teen alkavan viikon työlistan yleensä vasta maanantaiaamuna. Monilla edellisen viikon loppupuoli voi toimia paremmin ja kokeilun kautta löytää itselleen sopivimman.

  1.  Kirjoitan aluksi listalle lähes kaiken tärkeänä pitämäni tekemisen, vähän niinkuin vanhasta muistista. 

  2. Luen listan uudelleen läpi hyvin kriittisesti ja kysyn jokaisen tekemisen kohdalla onko tämä ihan oikeasti tärkeää? Tällä tupla-varmistuksella lista lyhenee jo paljon. Jos asia on sinänsä mielenkiintoinen, siirrän sen varoiksi muistiin toiseen paikkaan, ns. ideapankkiin odottamaan parempaa aikaa. Aika usein ne ovat tässä laarissa sitten hyvinkin pitkään...

  3. Tämä vaihe on auttanut itseäni kaikkein eniten: poimin listaltani ne asiat, jotka on joko pakko tehdä tai jotka muuten auttavat eniten omien tavoitteideni saavuttamisessa. Nämä merkkaan vihreällä ruksilla.

  4. Seuraavaksi merkkaan keltaisella rastilla hyödylliset ja kiinnostavat, mutta eivät joko niin kiireelliset tai muutoin vähemmän tärkeät.

  5. Listalle jää edelleen liuta asioita, jotka joko eivät ole kiireellisiä tai eivät niin tärkeitä ja siis joutavat odottamaan. Ne saavat koristuksekseen punaisen ruksin. Ja kas, lista alkaa näyttää paitsi värikkäämmältä, myös helpommin sulateltavalta.

  6. Yksi tärkeä vaihe vaaditaan vielä vihreiden ruksien osalta. Ne pitää laittaa tärkeysjärjestykseen. Numeron yksi saa tekeminen, joka on erityisen tärkeä tai erityisen kiireellinen.

 

 

Tätä listaa sitten päivitän viikon kuluessa. Itse edelleen törmään siihen, että vihreitä rukseja tahtoo tulla liikaa eli harjoittelua tarvitaan aina vaan. Tässä otos viime maanantaina tehdystä työlistasta, miltä se näyttää tällä hetkellä. Tykkään kovasti noista valmiiksi merkatuista kohdista ja tulen hyvin toimeen sen kanssa, että ihan kaikki ei tullut valmiiksi. Itse asiassa en edes muista, milloin olisin onnistunut listassani niin, että viikon lopussa kaikissa listalle päätyneissä olisi merkintä ”valmis”. Aika usein on käynyt niin, että punainen tekeminen ei loppuviimeksi ollut tarpeen eli aika oli hoitanut homman.

 

 

Tuosta numeroinnista vielä. Meillä on kuulemma sisäsyntyisesti taipumusta lykätä isoja, tärkeitä ja usein myös hankalia tekemisiä tuonnemmaksi. Allekirjoitan kuitenkin täysin väittämän siitä, että keskeneräiset ja tekemättömät työt kuormittavat eniten. Vaikka niitä rästitöitä kuinka yrittäisi sulkea pois mielestään, sieltä ne rontit vaan tulevat kurkkimaan ja pahimmoillaan herättelevät vielä aamuöisinkin. Vaan kun sen ison, tärkeän ja kiireellisen asian ottaa ensimmäiseksi työn alle ja saa sen tehtyä, niin olo on kuin voittajalla! Minkä lisäksi muut jäljellä olevat tehtävät tuntuvat tämän jälkeen aivan lasten leikiltä. Eli vihreät kannattaa numeroida tärkeysjärjestykseen, tärkeät asiat tulee hoidettua ja fiilikset on korkealla.

 

Jos perinteinen kynä&paperi-menetelmä ei ole sinua varten, työlistojen tekoon on tarjolla myös lukuisia erilaisia sovelluksia. Jos et ole vielä löytänyt omaasi, voit löytää apua etsintään täältä. Suomenkielisenä näistä näyttäisi löytyvän ainakin Wunderlist, Remember the Milk, Todoist ja Evernote. Sähköisistä sovelluksista olen käyttänyt eniten Trelloa ja kokenut sen hyvin toimivana. Mutta jotenkin vain kynällä ruksittu ”tehty”- tuntuu vielä paremmalta kuin hiiren näpäytyksellä aikaansaatu. Vaan yksi tykkää yhdestä, toinen jostakin muusta ja siksikin on hyvä, että valinnan varaa löytyy työkalupuolellakin, kunhan vain suunnittelija löytyy 😊

 

 

Tämmöisen konstipaketin olen kehitellyt itselleni, jotta saan tärkeät ja mielekkäät asiat tehtyä. Yksi toimii yhdellä, toinen toisella ja olisikin hienoa kuulla, minkälaisia systeemejä Sinä olet kehitellyt itsellesi? Laita viestiä kommenttikenttään tai Facebookin/LinkedIn:n kautta!

 

Nyt oikein mukavaa ja palauttavaa viikonloppua! 

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Featured Posts

I'm busy working on my blog posts. Watch this space!

Please reload

Recent Posts